Graag leggen wij u uit wat de werkwijze van ons evenementenbureau is. Op deze manier schetsen wij een helder beeld van hoe wij onze samenwerking willen gaan vormgeven.
Eerste contact
Het eerste contact is meestal telefonisch, wij proberen in dit gesprek zoveel mogelijk informatie te vergaren over het bedrijf en de reden van het evenement. Naar aanleiding van dit gesprek kan er informatie naar u verstuurd worden met een globaal voorstel, of meerdere globale voorstellen. Een enkele uitzondering daargelaten, is het onmogelijk om na een gesprek al een gedetailleerde offerte te schrijven.
Bij grote projecten maken wij graag persoonlijk kennis met u. Het liefst maken wij deze eerste afspraak bij u in het bedrijf zodat wij een idee krijgen van de bedrijfscultuur en de mensen die er werken. Deze informatie is van essentieel belang voor het slagen van het evenement. Een ander belangrijk punt om een goed voorstel te maken, is de doelstelling van het evenement en de doelgroep waarvoor het georganiseerd gaat worden.
Voorstel
Op basis van de informatie die tijdens het bezoek verkregen is gaan wij aan de slag om een voorstel te maken. Hoe meer informatie er op dit punt bekend is, hoe gedetailleerder het voorstel (incl. kosten indicatie) uitgewerkt kan worden.
Offerte traject
Indien er al een datum bekend is kunnen wij bij toeleveranciers de beschikbaarheid onderzoeken en offertes aanvragen. Onder toeleveranciers verstaan wij onder anderen: hotels, restaurants, cateraars, busondernemers, hostess bureaus, drukkerijen en artiesten. Nieuwe toeleveranciers zullen wij altijd toetsen aan onze criteria.
Uit deze informatie en onze kennis/ervaring stellen wij een 1e offerte samen met een kostenbegroting. Enige tijd later wordt een tweede afspraak (of een telefonische afspraak) gemaakt om de offerte te bespreken. U heeft dan de gelegenheid gehad de offerte te beoordelen en eventueel intern te bespreken. De aanvullingen en/of wijzigingen zullen in deze tweede afspraak besproken worden. Het spreekt voor zich dat indien u eerder vragen heeft u direct contact met ons kunt opnemen.
Het resultaat van deze bespreking is dan een programma waarin de grote lijnen uitgezet zijn voor uw evenement. Wij zullen deze lijnen dan in detail uitwerken in de 2e offerte. In deze offerte zullen wij ook een gedetailleerde kostenbegroting opnemen. U heeft altijd inzicht in onze inkoopprijzen. Onze doelstelling is de beste prijs – kwaliteit verhouding te offreren.
Locatie bezoek
Indien u het op prijs stelt maken wij een afspraak om de locatie(s) te bezoeken, zodat u weloverwogen een definitieve beslissing kunt nemen.
Contract en aanbetaling
Als alle details uitgewerkt zijn en u definitief voor een voorstel van ons heeft gekozen stellen wij de opdrachtbevestiging op. In deze bevestiging worden de details weergegeven inclusief het daarbij behorende budget. Bij het contract is tevens een voorschotnota bijgevoegd. Nadat wij een getekende versie van u retour hebben ontvangen worden alle toeleveranciers bevestigd.
Alle wijzigingen en/of aanvullingen op het voorstel zullen wij schriftelijk aan u bevestigen.
Communicatie
De communicatie onderling is erg belangrijk. Voor uw evenement wordt een eventmanager aangesteld, die tot en met de uitvoering uw aanspreekpunt blijft. Alle communicatie tussen u en Van Eeden Evenementen zal via de eventmanager lopen. Op deze manier is er voor u één duidelijk aanspreekpunt die altijd op de hoogte is van de gang van zaken. Intensief contact onderhouden en openlijk met elkaar praten is hierbij erg belangrijk.
Organisatie
Met betrekking tot onze leveranciers zijn we volledig onafhankelijk. Wij werken met verschillende cateraars, technische bedrijven en boekingskantoren. Hierdoor zijn wij erg flexibel en kunnen we een goede prijs-kwaliteitverhouding bieden. Wij hebben een groot netwerk binnen de evenementenbranche en dit vergroot de efficiëntie van de organisatie.
Wij werken zo ver mogelijk alleen met leveranciers die gecertificeerd zijn op hun vakgebied, bijvoorbeeld:
- De HACCP certificering voor cateraars
- Gebruikersvergunningen en brandveiligheidcertificaten
- TÜV certificering voor sportieve bureaus
Uitvoering
Als de voorbereiding van het evenement afgerond is, maken we een draaiboek voor de uitvoering van uw evenement. In dit draaiboek worden de verantwoordelijkheden van de uitvoering verdeeld onder onze medewerkers.
Tijdens de uitvoering is de eventmanager aanwezig die verantwoordelijk is voor het verloop van het evenement. Indien nodig wordt deze geassisteerd door een aantal collega eventmanagers.
Evaluatie
Zeker zo belangrijk als de eerste kennismaking is de evaluatie van een evenement. Dit kan direct na afloop van het evenement plaatsvinden of na enige tijd. Het is echter belangrijk om het evenement nogmaals door te spreken en te kijken of alles gelopen is zoals uw verwachting was. Want wij gaan ook een volgende keer weer graag voor u aan de slag!
Verzekering
Als IDEA lid, kunnen wij u een evenementen annuleringsverzekering aanbieden. Meer informatie vindt u hier.